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Como fazer uma reunião ser eficaz e produtiva

O decorrer dos dias de trabalho gera assuntos pendentes, decisões que precisam ser tomadas, ajustes na equipe e mudanças no organograma interno. Esses e vários outros tópicos precisam ser solucionados em grupo, dentro de reuniões. Quanto mais pontos a serem discutidos, mais difícil é para organizar os temas e debatê-los até uma conclusão eficaz.

Estando no topo da lista de atividades que mais desperdiçam tempo no trabalho, e isso ocorre por serem, muitas vezes, mal preparadas e mal conduzidas, corrigir o sistema de reuniões em uma empresa é compensador, mas não é fácil de ser feito.

Por envolver muitas pessoas e mudar o comportamento dos outros, os encontros podem ser desgastantes, mas elas sempre são um ponto crucial para o sucesso de um projeto e, quando bem geridas, são produtivas, influenciando diretamente na união da equipe e alinhando todas as ações a serem tomadas.

Talvez um dos primeiros passos para conduzir bem uma reunião, seja identificar o seu objetivo. Ao estabelecê-lo, seus participantes passam a vê-la com mais importância e o comparecimento é maior. Isso permite que foquem sua mente e argumentos em uma única estância, evitando, inclusive, confusão entre os presentes. Esses encontros nem sempre precisam envolver a equipe inteira do projeto. Deve-se trazer as pessoas que estão relacionadas com o objetivo do encontro, para que o plano de ação resultante seja mais efetivo.

Em seguida, é importante que os participantes saibam exatamente que informações precisam um do outro. Isto reduz o tempo das reuniões, e mais, os mesmos não perdem tempo juntando informações que ninguém vai precisar. Uma dica que pode ajudar na eficiência, é transmitir as informações úteis para todos antes do encontro. Assim, os participantes já podem chegar com sugestões a serem discutidas.

Isso acontecerá naturalmente com a preparação de uma pauta, que pode ser enviada por e-mail, mas também impressa e acessível a todos, na hora da reunião. Ela deve expressar bem o que será discutido. Posteriormente, este documento não servirá apenas como registro, mas também como plano de ação das decisões tomadas, designando funções e responsáveis.

Com esses cuidados, manter a reunião sob controle será mais fácil. O presidente da mesa deve seguir uma agenda. As comunicações devem ser controladas para que o objetivo seja cumprido. Cada um dos presentes deve ter o momento certo para falar, em uma sequência, e com tempo limitado. Isso evitará grandes discussões e perda de tempo. Cabe ao condutor do encontro ser decisivo; fazer com que o momento sirva para conclusões e pontos de ação determinados, definindo o que deve ser feito, quem deve fazê-lo e quando.

Encerre distribuindo rapidamente a ata da reunião (fisicamente ou por e-mail) e mantenha as decisões tomadas.

É um erro demorar de dois a três dias depois da reunião para fazer com que sejam as mesmas distribuídas, correndo o risco de que as decisões apresentadas não sejam reconhecidas pelos membros. Designe uma secretária para fazer as anotações em um laptop durante a reunião, desta forma, os participantes poderão ler o que foi anotado, opinar e fazer as correções necessárias na hora.

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